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標準檔案管理辦法
信息來源:廈門市標準化研究院 發布時間:2013-06-18 點擊數:
                                      發布機構:國家技術監督局
                                      發布日期:1991.10.28
                                      生效日期:1991.10.28
 
 
  第一條 為了加強標準檔案管理,充分發揮檔案的作用,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定,制定本辦法。
    第二條 標準檔案系指在制定、修訂標準過程中,直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等)。
    標準檔案是國家檔案的重要組成部分。
    第三條 標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度,達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術,實現標準檔案管理的現代化。
    第四條 標準檔案按保管期限,分為永久的和長期的兩種。
    下列文件材料需要永久保管:
    (一)上級下達任務的文件;
    (二)標準報批稿;
    (三)標準編制說明及其附件;
    (四)意見匯總處理表;
    (五)標準審查會議紀要或函審結論;
    (六)標準報批公文;
    (七)標準申報單;
    (八)標準發布本;
    (九)標準正式出版本;
    (十)標準修改通知單及其附件;
    (十一)標準作廢通知單。
    下列文件材料需要長期保管:
    (一)論證報告;
    (二)調研報告;
    (三)試驗驗證報告;
    (四)標準征求意見稿(最后一稿);
    (五)標準送審稿;
    (六)等同、等效采用的國際標準或國外先進標準原文或譯文,主要參考資料(只歸難得的,一般的只列目錄和出處);
    (七)標樣。
    第五條 永久保管的,按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的,應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案,繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的,按保管到期的規定處理。
    第六條 國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案,分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。
    國務院行業標準歸口部門負責管理其主管范圍內的行業標準檔案。
    省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。
    企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。
    第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員,具體負責標準檔案管理工作。其職責:
    (一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案;
    (二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;
    (三)負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷毀;
    (四)監督檢查標準檔案的修改、補充和復制;
    (五)按檔案行政管理部門的要求,辦理永久的標準檔案的移交手續;
    (六)認真執行檔案管理制度。
    第八條 標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料并加以整理,向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。
    第九條 標準起草單位、標準化技術委員會秘書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位,在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料,交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。
    第十條 標準檔案的文件材料,除標準正式文本外,在標準審批、發布后三個月內,由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后,及時補充歸檔。
    第十一條 標準檔案的文件材料,由審批部門或單位的主辦人員負責整理,標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。
    標準文件材料歸檔時,標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的,由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。
    第十二條 標準更改或廢止后,由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。
    第十三條 標準文件材料的立卷、歸檔,按“GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求”執行,并應當符合下列要求:
    (一)各類標準文件材料一般歸檔一份,使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。
    (二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。
    (三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。
    (四)標準文件材料的幅面大于A4(210×297mm)的,按A4幅面折疊;小于A4的,粘貼在A4幅面的紙上,并留出裝訂線。
    第十四條 保管標準檔案,應當有檔案柜和庫房,并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。
    第十五條 保管標準檔案,要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次,如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。
    第十六條 管理標準檔案的機構,應當建立健全標準檔案借閱制度。
    標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時,應當經主管領導批準,并限期歸還。
    第十七條 任何個人不得將標準檔案占為私有,凡損壞、隱匿、丟失或泄密的,應當追究有關人員的責任。
    第十八條 對標準檔案的保存價值,應當定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。
    對已經超過保管期、失去保存價值的標準檔案,應當編造清冊,經主管領導簽字后銷毀,并注明銷毀時間和處所,由監銷人員簽字后,將清冊歸檔。
    第十九條 對標準檔案工作做出顯著成績的人員,應當給予獎勵,按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。
    違反有關檔案管理規定,給標準檔案工作造成損失的,按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。
    第二十條  本辦法由國家技術監督局負責解釋。

    第二十一條 本辦法自發布之日起施行。

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